1. Źródła finansowania organizacji studenckich i doktoranckich oraz stowarzyszeń.
Uczelniane organizacje studenckie i doktoranckie oraz działające w uczelni stowarzyszenia mają prawo występowania z wnioskiem do organów uczelni lub Uczelnianej Rady Samorządu Studenckiego i Uczelnianej Rady Samorządu Doktorantów w sprawach dotyczących studentów i doktorantów uczelni. Organy uczelni mogą przeznaczyć środki materialne dla uczelnianych organizacji i stowarzyszeń.
Działalność w zakresie kulturalno-artystycznym, sportowym i naukowym uczelnianych organizacji działających w Uczelni i stowarzyszeń może być dofinansowana w szczególności z:
- środków pozostających w dyspozycji Rektora przeznaczonych na działalność dydaktyczną;
- otacji celowych, darowizn i zapisów otrzymanych na działalność kulturalno-artystyczną, sportową i naukową;
- przychodów z działalności organizacji;
- środków pozostających w dyspozycji jednostek organizacyjnych (dotacja Dziekana);
Tak więc, Uczelnia dysponuje zapleczem finansowym w postaci tzw. środków na działalność studencką i doktorancką. Ponad to organizacje uczelniane mogą ubiegać się o dofinansowanie projektów z innych źródeł, m.in. z fundacji, od sponsorów, itp.
Bieżące funkcjonowanie organów uczelnianych i wydziałowych samorządów, jak i rad osiedli akademickich i rad mieszkańców domów studenckich finansowane jest ze środków pozostających w dyspozycji Rektora.
W obszar bieżącej działalności mogą wchodzić m.in.: koszty związane z zaopatrzeniem w niezbędne środki techniczne czy materiały biurowe, także podróże służbowe, rozmowy telefoniczne, usługi poligraficzne, czy wysyłki korespondencji.
2. Podział środków finansowych
Po uchwaleniu przez Senat prowizorium budżetowego, Rektor przekazuje pisemną informację do organów URSS i URSD o wysokości na dany rok środków do podziału. Organy dokonują podziału w terminach: do 15 lutego i 15 października każdego roku na dane półrocze, w oparciu o regulamin ustalony przez URSS i URSD. Podział w terminie do 15 lutego obejmuje okres od stycznia do sierpnia, a drugi podział do 15 października obejmuje okres od września do grudnia.
Podział środków następuje pomiędzy organizacje i stowarzyszenia, które złożyły w wyznaczonym terminie sprawozdania merytoryczne i rozliczenia finansowe z otrzymanych wcześniej dotacji w poprzednim półroczy oraz wnioski wraz z kosztorysami o dofinansowanie przedsięwzięć na kolejny okres.
Uczelniana Rada Samorządu Studenckiego, Uczelniana Rada Samorządu Doktorantów, wydziałowe organy samorządu studentów i samorządu doktorantów oraz rady osiedli akademickich składają, zamiast wniosków, preliminarze działalności.
Przy podziale środków na kolejny okres działalności (kolejne półrocze) rozpatrywane są wyłącznie wnioski lub preliminarze tych organizacji, które złożyły sprawozdania merytoryczne i rozliczenia finansowe z otrzymanych środków.
Informacje o podziale środków finansowych przekazywane są w terminie 7 dni od zatwierdzenia przez URSS do wiadomości:
- Prorektorowi ds. Kształcenia i Studentów,
- do Biura Wsparcia Studenta,
- dziekanom poszczególnych wydziałów oraz dyrektorom jednostek dydaktycznych,
- (drogą mailową) przewodniczącym organizacji studenckich ubiegających się o dofinansowanie,
- opiekunom organizacji studenckich.
3. Jak ubiegać się o dofinansowanie działalności. Wnioski i preliminarze.
W podziale środków mogą wziąć udział wszystkie podmioty, mające nadany status organizacji Uniwersytetu Śląskiego, czyli wszystkie organizacje znajdujące się w rejestrze uczelnianych organizacji studenckich i doktoranckich oraz stowarzyszenia działające przy Uniwersytecie.
W celu otrzymania dofinansowania organizacja bądź stowarzyszenie powinny złożyć, w wyznaczonym terminie wniosek wraz ze szczegółowym opisem projektu oraz kosztorys zawierający szacunkowy koszt realizacji prezentowanego przedsięwzięcia. Wnioski i preliminarze należy składać w wersji papierowej.
Wobec stowarzyszeń działających w Uczelni wymaga się aby składane sprawozdania i wnioski wraz z kosztorysami realizowanych przedsięwzięć były sygnowane przez władze statutowe. Tak więc dokumenty należy przedłożyć do akceptacji i podpisu władzom statutowym stowarzyszenia. Dodatkowo do składanych dokumentów należy dołączyć aktualny wypis z rejestru sądowego, statut i imienny wykaz członków.
4. Rezerwa finansowa
Rezerwę stanowią środki pozostające do dyspozycji Rektora, uzgadniane przez Rektora z URSS i URSD. Rezerwa jest przeznaczona na dofinansowania:
- wyróżniających się przedsięwzięć uczelnianych organizacji,
- wyróżniających się indywidualnych przedsięwzięć studentów i doktorantów, związanych z ich działalnością naukową, twórczą bądź sportową.
Indywidualne przedsięwzięcia powinny być pozytywnie zaopiniowane przez właściwego dziekana wraz z adnotacją o partycypacji finansowej wydziału.
5. Terminy
Organizacje studenckie są zobowiązane do składania wniosków, jak i preliminarzy w terminie do 20 stycznia i do 20 września każdego roku.
6. Dokumenty i miejsce ich składania
Dokumentem na podstawie którego można ubiegać się o dofinansowanie jest:
- dla kół naukowych - wniosek wraz z kosztorysem przyszłych przedsięwzięć,
- dla stowarzyszeń - wniosek wraz z kosztorysem przyszłych przedsięwzięć, aktualny wypis z rejestru sądowego, statut stowarzyszenia oraz imienny wykaz członków stowarzyszenia,
- dla wydziałowych organów samorządu studenckiego i doktoranckiego oraz URSS i URSD - preliminarze.
Wzory wniosków są przygotowywane przez URSS w porozumieniu z URSD i podawane do publicznej wiadomości na stronach internetowych Uczelni.
Miejsce składania dokumentów:
- Biuro Wsparcia Studenta w Centrum Obsługi Studenta,
- adres: ul. Bankowa 12a, 40-007 Katowice
- e-mail: bws@us.edu.pl
- tel: 32/359 1730
7. Podstawa prawna
- Art. 202 i 204 ustawy z dnia 27 lipca 2005r. Prawo o szkolnictwie wyższym
- Zarządzenie nr 6/2010 z dnia 23 stycznia Rektora Uniwersytetu Śląskiego
- Regulamin URSS Uniwersytetu Śląskiego
8. Obsługa i ewidencja
Obsługę administracyjną czynności związanych z uzyskiwaniem dofinansowania przedsięwzięć oraz ewidencję przychodów i wydatków prowadzą:
- Biuro Wsparcia Studenta dla przedsięwzięć, o których dofinansowaniu decyduje Rektor,
- dziekanaty lub pracownicy zajmujący się finansami wydziału w stosunku do przedsięwzięć, o których dofinansowaniu decydują dziekani.
