1. Czym jest sprawozdanie merytoryczne i rozliczenie finansowe?
Sprawozdania merytoryczne i rozliczenia finansowe dotyczą spraw związanych z formą działalności studenckiej i doktoranckiej. Wszystkie organizacje studenckie i doktoranckie także stowarzyszenia działające na terenie Uczelni są zobowiązane do składania Rektorowi (za pośrednictwem BWS) sprawozdań merytorycznych i rozliczeń finansowych z otrzymanych środków. Dokumenty składane są co najmniej dwa razy w roku kalendarzowym i zawierają informacje z półrocznej działalności organizacji.
Sprawozdanie merytoryczne ma na celu pokazać jakie działania podejmowała organizacja działająca w Uczelni, w ustalonym przez zarządzenie okresie. Podejmowane działania powinny być zgodne z celami statutowymi organizacji i powinny mieścić się w określonych i wskazanych sposobach realizacji tych celów wyznaczonych także w statucie.
Rozliczenie finansowe jest formą zestawienia i bilansu środków otrzymanych w podziale i poza podziałem od Uczelnianej Rady Samorządu Studenckiego, pochodzących z rezerwy Rektora, bądź z rezerwy Dziekanów, Dyrektorów instytutów.
Konsekwencją otrzymanych środków pieniężnych na działalność studencką i doktorancką jest właśnie składanie rozliczeń finansowych.
2. Jakie informacje musi zawierać sprawozdanie merytoryczne i finansowe?
Sprawozdania powinny zawierać:
- - pełną nazwę organizacji studenckiej/doktoranckiej bądź stowarzyszenia,
- - dokładny adres siedziby organizacji/stowarzyszenia,
- - datę wpisu do Krajowego Rejestru Sądowego, numer, REGON (w przypadku stowarzyszenia),
- - dane osobowe (tytuł, imię i nazwisko opiekuna oraz przewodniczącego),
- - dane kontaktowe organizacji oraz opiekuna i przewodniczącego (e-mail, telefon, www)
- - informacje o ilości członków,
- - listę wszystkich członków (tytuł, imię i nazwisko),
- - informacje o funkcjonujących wewnątrz sekcjach,
Sprawozdania finansowe muszą zawierać dodatkowo bilans i rozliczenie za określone półrocze ze środków na działalność studencką:
- - pozostałe z poprzedniego półrocza,
- - otrzymane w podziale od URSS,
- - otrzymane dodatkowo poza podziałem od URSS,
- - dotacja z rezerwy rektorskiej,
Sprawozdania merytoryczne zawierają opis bieżącej działalności organizacji, która została podjęta w danym okresie rozliczeniowym, w szczególności opis podejmowanych inicjatyw, realizowanych działań i efektów tych działań.
Sprawozdania merytoryczne i rozliczenia finansowe muszą być zaakceptowane i podpisane przez władze statutowe (przewodniczący / zastępca przewodniczącego) oraz opiekuna organizacji, dziekana i osobę odpowiedzialną na wydziale/jednostce za sprawy finansowe.
3. Wymagane dokumenty
Organizacje studenckie/doktoranckie składają sprawozdania, których wzory zamieszczone są na stronach Uczelnianej Rady Samorządu Studenckiego:
Stowarzyszenia składają sprawozdania i wnioski wraz z kosztorysami realizowanych przedsięwzięć zaakceptowane i podpisane przez władze statutowe oraz załączają do sprawozdań aktualny wypis z rejestru sądowego, statut i imienny wykaz członków.
4. Jak prawidłowo wypełnić sprawozdanie i rozliczyć się z otrzymanych środków pieniężnych?
Informacje dotyczące prawidłowego wypełniania sprawozdań z działalności organizacji uczelnianych można znaleźć na stronach URSS pod hasłem: OBJAŚNIENIA
5. Miejsce składania dokumentów
Biuro Wsparcia Studenta w Centrum Obsługi Studenta
adres: ul. Bankowa 12a, 40-007 Katowice
e-mail: bws@us.edu.pl
tel. 32/359 1730
6. Terminy składania sprawozdań
Organizacje przedstawiają władzom uczelni sprawozdania i rozliczenia z otrzymanych środków nie rzadziej niż raz w semestrze. Sprawozdania merytoryczne i rozliczenia z działalności organizacji studenckiej /doktoranckiej składane są rokrocznie do 20 września za pierwsze półrocze (za okres od stycznia do sierpnia) i do 20 stycznia za drugie półrocze (za okres od września do grudnia).
7. Podstawa prawna:
Art. 204 ustawy z dnia 27 lipca 2005 r. Prawo o szkolnictwie wyższym.
Zarządzenie nr 69/2013 z dnia 20 maja 2013 r. Rektora Uniwersytetu Śląskiego.
